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title: "📋 SecuMails: Sammelpostfächer mit Outlook Add-In konfigurieren (SAML-Einschränkung)"
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last_updated: "2026-05-20T11:19:10.231Z"
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# 📋 SecuMails: Sammelpostfächer mit Outlook Add-In konfigurieren (SAML-Einschränkung)

Dieser Artikel erklärt die technischen und sicherheitsrelevanten Einschränkungen bei der Nutzung von Sammelpostfächern mit dem FTAPI Outlook Add-In und bietet Administratoren eine empfohlene Konfiguration, um diese zu umgehen.

## Einleitung

Die Nutzung von E-Mail-Sammelaccounts (auch als Funktionspostfächer oder Shared Mailboxes bekannt) ist eine gängige Anforderung in vielen Organisationen. Auch mit FTAPI SecuMails und dem zugehörigen Outlook Add-In ist die Einrichtung solcher Sammelpostfächer grundsätzlich möglich, unterliegt jedoch gewissen technischen und sicherheitsbedingten Einschränkungen. Dieser Artikel erläutert die Herausforderungen und beschreibt die empfohlene Konfiguration.

## Technische Einschränkungen bei Sammelpostfächern

### Notwendigkeit der gemeinsamen Nutzung von Zugangsdaten

Damit mehrere Benutzer über das FTAPI Outlook Add-In auf ein Sammelpostfach zugreifen können, müssen alle zugreifenden Benutzer das Kennwort dieses Accounts kennen, wie es auf dem FTAPI-Server hinterlegt ist. Wird für das Postfach die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genutzt, muss zusätzlich der `SecuPass-Key` des Sammelaccounts allen beteiligten Benutzern bekannt sein.

Diese Notwendigkeit ergibt sich daraus, dass der FTAPI-Server bei SAML-Benutzern die Kennwörter nicht kennt oder verwaltet, da die Authentifizierung direkt über den externen Identity Provider (IdP) des Kunden erfolgt.

### Beschränkung auf einen SAML-Account im Outlook Add-In

Das FTAPI Outlook Add-In kann pro Instanz nur mit einem einzigen SAML-Account gleichzeitig authentifiziert sein. Das führt zu einer entscheidenden Einschränkung:

-   Wenn der persönliche Account eines Benutzers bereits über SAML angebunden ist, kann ein zusätzlich eingebundenes Sammelpostfach **nicht** ebenfalls ein SAML-Account sein.

Seit FTAPI Version 4.17.0 wird ein Datenbank-Benutzer bei der ersten erfolgreichen Anmeldung via SAML zudem dauerhaft zu einem SAML-Account umgewandelt, was diese Trennung zusätzlich verfestigt.

## Empfohlene Konfiguration für Sammelpostfächer

Um die genannten Einschränkungen zu umgehen, wird folgende Konfiguration empfohlen:

1.  Legen Sie das Sammelpostfach als regulären Datenbank-Benutzer (Nicht-SAML-Account) auf Ihrem FTAPI-Server an. Vergeben Sie hierfür ein sicheres, eigenes Kennwort.
2.  Teilen Sie dieses Kennwort (und falls notwendig den `SecuPass-Key`) sicher an alle Benutzer, die auf das Postfach zugreifen sollen.
3.  Die Benutzer können diesen Nicht-SAML-Account dann zusätzlich zu ihrem persönlichen (SAML- oder Nicht-SAML-) Account im FTAPI Outlook Add-In hinzufügen.

## Wichtiger Sicherheitshinweis

> **Das Teilen von Zugangsdaten wie Kennwörtern und SecuPass-Keys stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Stellen Sie sicher, dass diese Praxis mit Ihren internen IT-Sicherheitsrichtlinien konform ist. Ändern Sie die Zugangsdaten des Sammelpostfachs umgehend, wenn ein Mitarbeiter, der Zugriff hatte, das Team oder das Unternehmen verlässt.**