--- title: "📋 Intelligente E-Mail-Verschlüsselung: Richtlinien erstellen und konfigurieren" url: "https://support.ftapi.com/de/article/iee-richtlinien-erstellen-und-konfigurieren" language: "de" last_updated: "2026-05-13T15:12:51.345Z" --- # 📋 Intelligente E-Mail-Verschlüsselung: Richtlinien erstellen und konfigurieren Dieser Artikel erklärt, wie Sie Richtlinien für die Intelligente E-Mail-Verschlüsselung anlegen, Regeln konfigurieren und nachvollziehen, wie die Auswertungsreihenfolge und Sicherheitsstufen zusammenwirken. ![Übersicht der Richtlinien für die Intelligente E-Mail-Verschlüsselung in der Administration](https://cdn-assets.productfruits.com/6b3cc33e-cc5b-42ef-9d69-72e0f8d8af54) ## Direkt loslegen (Kurzfassung) ![Menüpfad Administration, SecuMails, Intelligente E-Mail-Verschlüsselung](https://cdn-assets.productfruits.com/0bfba045-89d2-4f41-b8a6-6db7f4a7c14a) Navigieren Sie zu `Administration` > `SecuMails` > `Intelligente E-Mail-Verschlüsselung` und klicken Sie auf `Neue Richtlinie`. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die **zugewiesenen Gruppen**. Legen Sie anschließend Regel-Blöcke an: Pro Block legen Sie eine **Sicherheitsstufe** fest und konfigurieren eine oder mehrere Regeln mit **Bedingung / Operator / Wert**. Regeln innerhalb eines Blocks werden mit **UND** verknüpft (`Zeile hinzufügen`). Weitere Blöcke fügen Sie über `Regel hinzufügen` hinzu. Blöcke untereinander werden mit **ODER** verknüpft und von oben nach unten geprüft. Passen Sie die Reihenfolge per Drag & Drop an. Spezifischere Regeln gehören nach oben. Optional können Sie einen letzten Block mit der Bedingung `Alle E-Mails` als Fallback anlegen. Klicken Sie abschließend auf `Speichern`. ## Was ist die Intelligente E-Mail-Verschlüsselung? Die Intelligente E-Mail-Verschlüsselung (IEE) entscheidet automatisch, mit welcher Sicherheitsstufe eine SecuMails-Zustellung erstellt wird. Die Entscheidung basiert auf Eigenschaften der ausgehenden E-Mail (Empfängerdomain, Größe, Betreff, Anhänge). Statt dass jede:r Absender:in die Sicherheitsstufe manuell wählt, definieren Admins **Richtlinien**, die für bestimmte Benutzergruppen gelten. Trifft eine Regel zu, wird die zugehörige Sicherheitsstufe angewendet und die Zustellung entsprechend erzeugt. > **Voraussetzung: Richtlinien greifen ausschließlich bei E-Mails, die über einen Mail-Client mit konfiguriertem** [**FTAPI Gateway**](https://support.ftapi.com/de/article/ftapi-gateway-funktionsweise-und-uberblick) **versendet werden. SecuMails, die direkt über die Weboberfläche erstellt werden, sind nicht betroffen. Dort wählen Absender:innen die Sicherheitsstufe weiterhin manuell.** ## Grundbegriffe | Begriff | Bedeutung | | --- | --- | | **Richtlinie** | Ein benannter Regelsatz, der für eine oder mehrere Benutzergruppen gilt. Pro E-Mail gewinnt immer genau eine Richtlinie (die der/die Absender:in über seine/ihre Gruppe zugeordnet ist). | | **Regel-Block** (If-Then Block) | Eine Gruppe von Bedingungen, die *gemeinsam* erfüllt sein müssen, und einer daraus folgenden **Sicherheitsstufe**. In der Oberfläche als „Wenn … dann …" sichtbar. | | **Regel** (Bedingung) | Eine einzelne Prüfung innerhalb eines Blocks, z. B. „Empfänger-Domain ist gleich `beispiel.de`". Mehrere Regeln in einem Block werden mit **UND** verknüpft. | | **Sicherheitsstufe** | Das Ergebnis eines Blocks. Bestimmt, wie die Zustellung erzeugt wird und wie der/die Empfänger:in sie erhält. | ## Auswertungsreihenfolge (wichtigstes Konzept) ![Beispiel einer Richtlinie mit mehreren Regel-Blöcken, die von oben nach unten ausgewertet werden](https://cdn-assets.productfruits.com/95b7dc77-9a30-4851-9d69-9edb0d69e943) Regel-Blöcke werden **von oben nach unten** ausgewertet. Der **erste Block, dessen Bedingungen alle zutreffen, gewinnt**. Weitere Blöcke werden nicht mehr geprüft. Innerhalb eines Blocks gilt **UND**: Alle Regeln müssen zutreffen. Zwischen Blöcken gilt **ODER**: Der erste zutreffende Block wird angewendet. > **Tipp:** Die Reihenfolge ist änderbar per Drag & Drop. Spezifischere Regeln gehören nach **oben**, allgemeinere („Fallback") nach **unten**. ### Fallback Ein Fallback-Block ist optional, aber empfohlen. Er wird typischerweise als letzter Block mit der Bedingung `Alle E-Mails` angelegt und bestimmt, was mit E-Mails passiert, die keiner spezifischen Regel entsprechen. Ohne Fallback-Block (oder wenn keine Regel zutrifft) wird die E-Mail **nicht über SecuTransfer zugestellt**. Sie verlässt das System als reguläre, unverschlüsselte E-Mail. Wer das nicht möchte, sollte immer einen Fallback-Block mit einer expliziten Sicherheitsstufe anlegen. ## Sicherheitsstufen ![Dropdown-Auswahl der vier Sicherheitsstufen im Regel-Block](https://cdn-assets.productfruits.com/ed258371-1c22-4b91-a4dc-5417dadc6024) Die gewählte Sicherheitsstufe bestimmt, wie sich der Empfang für den/die Empfänger:in gestaltet. > **Stufen 3 und 4 setzen voraus, dass der/die Empfänger:in einen SecuPass eingerichtet hat. Ist das nicht der Fall, erhält er/sie eine Aufforderung zur Einrichtung. Die eigentliche Nachricht bleibt bis dahin unzugänglich.** Eine vollständige Beschreibung aller vier Stufen finden Sie im Artikel [Die FTAPI Sicherheitsstufen](https://support.ftapi.com/de/article/die-ftapi-sicherheitsstufen-erklart). ## Verfügbare Bedingungen ![Auswahl der verfügbaren Bedingungen im Regel-Dialog](https://cdn-assets.productfruits.com/ead464d5-09fb-48bd-a5d8-2555c9186fb1) Diese Bedingungen stehen bei der Konfiguration einer Regel zur Auswahl. | Bedingung | Operator | Wert | Wirkung | | --- | --- | --- | --- | | **Alle E-Mails** | immer | (kein Wert) | Trifft **immer** zu. Für Fallback-Blöcke. | | **Anhang** | existiert | (kein Wert) | Trifft zu, wenn die E-Mail mindestens einen Anhang hat. | | **Anhang** | existiert nicht | (kein Wert) | Trifft zu, wenn die E-Mail keinen Anhang hat. | | **Anhang** | ist größer als | Zahl in MB, z. B. `10` | Trifft zu, wenn die Gesamtgröße der Anhänge den Wert überschreitet. | | **Empfänger-Domain** | ist gleich / ist nicht gleich | Genau eine Domain, z. B. `beispiel.de` | Prüft die Domain des/der Empfänger:in. Pro Regel genau eine Domain. Für mehrere Domains je einen eigenen Block anlegen. | | **Absender-Domain** | ist gleich / ist nicht gleich | Genau eine Domain, z. B. `meinefirma.de` | Analog zur Empfänger-Domain, nur für den/die Absender:in. | | **Betreff** | beginnt mit | Text, z. B. `Rechnung` | Prüft ob die Betreffzeile mit dem Text beginnt. Groß-/Kleinschreibung wird **ignoriert**. | ### Validierungsgrenzen Der Richtlinienname darf nicht leer sein. Pro Richtlinie muss mindestens **eine** Benutzergruppe zugewiesen sein. Jeder Block benötigt mindestens **eine** Regel. ## Beispiele ### Beispiel 1: Kundenkommunikation stark absichern, Rest als reguläre E-Mail | Reihenfolge | Wenn … | dann Sicherheitsstufe | | --- | --- | --- | | 1 | Empfänger-Domain ist gleich `kunde-a.de` | Vollständige Verschlüsselung (4) | **Wirkung:** Jede E-Mail an `kunde-a.de` wird komplett verschlüsselt übertragen und erfordert Konto + SecuPass beim Empfänger. Alle übrigen E-Mails verlassen das System ohne FTAPI als reguläre, unverschlüsselte E-Mail (kein Fallback-Block definiert). ### Beispiel 2: Große oder sensible Anhänge erzwingen Login | Reihenfolge | Wenn … | dann Sicherheitsstufe | | --- | --- | --- | | 1 | Anhang `ist größer als 10` | Verschlüsselter Anhang (3) | | 2 | Betreff `beginnt mit Rechnung` | Sicherer Login (2) | | 3 | Alle E-Mails | Sicherer Link (1) | **Wirkung:** E-Mails mit Anhang über 10 MB werden mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zugestellt. Der/die Empfänger:in braucht Konto + SecuPass. E-Mails ohne großen Anhang, aber mit Betreff-Präfix „Rechnung", erfordern einen Login (Konto reicht, kein SecuPass nötig). Alles andere wird als sicherer Link zugestellt, ohne Kontozwang. ### Beispiel 3: Externe Absender-Domains stärker schützen | Reihenfolge | Wenn … | dann Sicherheitsstufe | | --- | --- | --- | | 1 | Absender-Domain `ist nicht gleich meinefirma.de` | Vollständige Verschlüsselung (4) | | 2 | Alle E-Mails | Sicherer Login (2) | **Wirkung:** E-Mails von außerhalb der eigenen Domain (z. B. über verknüpfte Drittsysteme) werden grundsätzlich voll verschlüsselt. Interne Kommunikation fällt auf Stufe 2 zurück. ## Häufige Fallstricke **Fallback fehlt:** Ohne einen Block mit `Alle E-Mails` am Ende verlässt eine E-Mail, auf die keine Regel passt, das System als reguläre, unverschlüsselte E-Mail ohne FTAPI. Wer das nicht will, sollte einen expliziten Fallback-Block mit einer Sicherheitsstufe anlegen. **Zu breite Regel zuerst:** Steht ein Block mit `Alle E-Mails` oben, gewinnt er immer zuerst und verdeckt alle nachfolgenden Blöcke. **Widersprüchliche Regeln:** Da der erste Treffer gewinnt, kann ein tieferliegender, vermeintlich strengerer Block unwirksam werden. Beim Anpassen der Reihenfolge die Absicht neu durchdenken. **Mehrere Domains:** Eine Regel akzeptiert genau **eine** Domain. Für mehrere Domains mit derselben Sicherheitsstufe je einen eigenen Wenn-Dann-Block anlegen. **Stufe 3/4 ohne SecuPass:** Empfänger:innen ohne eingerichteten SecuPass können verschlüsselte Inhalte nicht öffnen, bis sie einen einrichten.