📋 SecuForms: Best Practices für SecuFlows-Anbindung und PDF-Mapping

Etikette für SecuFlows-Anbindung

Hier finden sich Empfehlungen für die Erstellung von SecuForms, die in Kombination mit einer Daten-Workflow Automatisierung (FTAPI SecuFlows) genutzt werden.

Die Hinweise beziehen sich auf die Benennung der Felder im SecuForms Formular und im AdobePDF falls ein solches mit den Informationen aus der SecuForm beschrieben werden soll.

Hintergrund: Sicherstellung das die Automatisierung einwandfrei funktioniert und eine leichte Bearbeitung gewährleistet ist.

Hinweis: Für die Daten-Workflow Automatisierung bei SecuForms werden SecuFlows Lizenzen benötigt. Bei Interesse können sie gerne einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren.

Benennung der benutzerdefinierten Felder

1. Die Feldnamen dürfen sich nicht wiederholen.
2. Pro "Informationseinheit" ein SecuForms Feld verwenden (für die Übergabe an Drittsysteme oder der Verwendung als Variablen in der Prozessautomatisierung). Beispiele:
   • Adresse in drei Feldern abfragen: (1.) Straße + Hausnummer, (2.) PLZ, (3.) Ort
   • Frage nach Geschäftspartner in sieben Feldern: (1.) Anrede, (2.) Nachname, (3.) Vorname, (4.) Firmenname, (5.) Straße + Hausnummer, (6.) Postleitzahl, (7.) Ort
3. Radio Button oder Drop Down verwenden, wenn nur eine von mehreren Antwortmöglichkeiten gewählt werden soll.

Feld-Mapping in beschreibbare PDF

Oft übertragen wir die Informationen aus SecuForms in beschreibbare PDFs um diese lokal zu speichern oder per weiterzusenden. Hierfür wird eine PDF Vorlage benötigt.

Um Funktion und optische Qualität zu gewährleisten sollte folgendes bei der Erstellung der PDF-Vorlage beachtet werden:

1. Felder werden 1-zu-1 gemapped (zugeordnet). Sprich pro Feld in der SecuForm ein Feld in der PDF anlegen.
2. PDF Felder von Schrifttyp und Schriftgröße einheitlich wählen. Bitte beachten: es gibt dann keine automatische Anpassung der Schriftgröße entsprechend der Textmenge im Bezug auf die Feldgröße. Hier sollte also vorausschauend die richtige Feldgröße im PDF gewählt werden.
3. Benennung der Feldnamen:
   • kurz und prägnant
   • nach Möglichkeit keine Satzzeichen (Leerzeichen sind ok)
   • keine Felder nicht benennen ("undefined")
   • Info: Alle Satzzeichen werden für die Verwendung des Feldnamens in der Konfigurations-Datei des Process Clients rausgekürzt.
4. Signaturfelder müssen entweder als Bildfelder oder als "Push button" angelegt werden.
5. Checkboxen der SecuForm sollten auch als Checkboxen im PDF abgebildet werden.

Hinweise zum Mapping in der Process Client Konfiguration

Werden Felder in einer E-Mail verwendet, die auf einer HTML Vorlage basiert, gibt es zwei Möglichkeiten bzgl. der Benennung:

• keine Leerzeichen im Feldnamen verwenden
• die Felder in der Konfiguration umbenennen (z.B. ersetzt man Leerzeichen durch "_")

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