FTAPI Outlook Add-In

Diese Pakete enthalten eine .msi Datei, die sowohl zur manuellen Installation als auch zur Softwareverteilung genutzt werden kann.

Diese Pakete enthalten eine .msi Datei, die sowohl zur manuellen Installation als auch zur Softwareverteilung genutzt werden kann.

Outlook Add-In VersionLink
Falls Sie eine 64-bit Version von Windows verwenden, installieren Sie bitte die 64-bit Version des Outlook Add-Ins.>> Download
Falls Sie eine 32-bit Version von Windows verwenden, installieren Sie bitte die 32-bit Version des Outlook Add-Ins.>> Download

Der Full_Installer enth├Ąlt neben dem FTAPI Outlook Add-In noch Microsoft .NET Framework 4.8, Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime sowie WebView2. Dieser Installer sollte nur f├╝r manuelle GUI-Installationen genutzt werden. Die drei Pakete k├Ânnen nicht mit bei einer SW-Verteilung mit installiert werden (eine .msi Installation kann keine weitere .msi-Installation aufrufen).

Der Small_Installer enth├Ąlt ausschlie├člich das FTAPI Outlook Add-In und ist f├╝r die Installation mittels Softwareverteilung geeignet.

Beachten Sie bitte, dass bei der Installation des FTAPI Outlook Add-Ins Outlook geschlossen sein muss.

Die Installationsparameter f├╝r das FTAPI Outlook Add-In finden Sie hier als PDF-Datei zum Download:

Systemanforderung

Folgende Outlook Versionen werden unterst├╝tzt:

  • Outlook 2016 oder neuer

F├╝r ├Ąltere Outlook Versionen bietet FTAPI keinen Support.

Softwareverteilung

Wenn Sie das FTAPI Outlook Add-In ├╝ber eine Softwareverteilung (dedizierte Anwendung, GPOs etc...) verteilen m├Âchten, sollten Sie darauf achten, dass der Small_Installer verwendet wird. Da sich aus technischer Sicht MSI-Pakete bei einer Quiet-Installation nicht gegenseitig aufrufen k├Ânnen, kann der Full-Installer bei der Softwareverteilung nicht verwendet werden.

Daher ist es notwendig, die f├╝r die korrekte Funktionalit├Ąt des Outlook Add-Ins ben├Âtigten Requirements, die der Full-Installer beinhaltet, vorab zu verteilen, falls diese noch nicht installiert sein sollten. Die Requirements k├Ânnen Sie aus der folgenden Liste entnehmen:

 .NET FrameworkVSTO 2010WebView 2 Runtime
Outlook Add-In Version 4.7Mindestens .NET Framework 4.8VSTO 2010WebView 2 Runtime

Rollout f├╝r einzelne Anwender auf einem Terminalserver

Sollten Sie eine Terminalserver Umgebung (z.B. Microsoft Terminal Server) einsetzen, kann es gew├╝nscht sein, das Add-In nur f├╝r gewisse Nutzer zu aktivieren. Hierf├╝r ist eine Anpassung der Registry notwendig.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • F├╝hren Sie die Installation des Add-In f├╝r "Alle Benutzer" durch
  • Dadurch werden unter folgendem Pfad die Registry-Keys erzeugt: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\FTAPI Outlook Add-In
     

F├╝r alle Nutzer, welche das Add-In nicht erhalten sollen, rollen Sie bitte manuell oder per GPO folgendes aus:

  • den Schl├╝ssel (Ordner): 
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\FTAPI Outlook Add-In und in diesem neuen Schl├╝ssel (Ordner) die folgenden Werte:
    • DWORD-Wert (32bit); Name: LoadBehavior; Wert=0
    • Zeichenfolge; Name: Description; Wert=FTAPI Outlook Add-In
    • Zeichenfolge; Name: FriendlyName; Wert=FTAPI Outlook Add-In
    • Zeichenfolge; Name: Manifest; Wert={Pfad zu FTAPIOutlookAddin2013.vsto|vstolocal} (per default C:\Program Files (x86)\FTAPI\Outlook Add-In\FTAPIOutlookAddin2013.vsto|vstolocal)
       

Das Add-In verh├Ąlt sich nun wie folgt:

  • Nutzer, welche den Eintrag LoadBehavior unter HKEY_CURRENT_USER nicht haben: Add-In startet mit Outlook.
  • Nutzer, welchen den Eintrag unter HKEY_CURRENT_USER gesetzt haben: Add-In startet nicht mit Outlook.

Eine ├ťbersicht der m├Âglichen LoadBehavior finden Sie hier: Microsoft ├ťbersicht f├╝r LoadBehavior

Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. den LoadBehavior Schl├╝ssel unter HKEY_LOCAL_MACHINE nach einem Update erneut l├Âschen m├╝ssen.

Ändern der Einstellungen für mehrere Anwender

M├Âglicherweise ist es notwendig, die Einstellungen der initialen Installation nachtr├Ąglich anzupassen. Hierf├╝r gibt es zwei M├Âglichkeiten:

  1. Das FTAPI Outlook Add-In deinstallieren und anschlie├čend mit ver├Ąnderten Installationsparametern neu installieren
  2. Die vom FTAPI Outlook Add-In verwendete Konfigurationsdatei anpassen und gegebenenfalls beispielsweise per GPO verteilen

Die Konfigurationsdatei user.config wird nach der initialen Installation des FTAPI Outlook Add-Ins nach dem ersten Start von Outlook im lokalen Roamingprofil des Anwenders (C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\FTAPI\Outlook Add-In) erstellt.

Die Datei ist im XML-Format gehalten und pro Einstellung im Add-In folgenderma├čen aufgebaut:

<Setting name="Name der Einstellung" serializeAs="String">
<value>Wert der Einstellung</value>
</Setting>

Ein Beispiel:

Sie m├Âchten die Dateigr├Â├če, bis zu der Dateien nach dem Versand der E-Mail automatisch archiviert werden soll, von 5 auf 10 MB ├Ąndern.

1. Schritt:
├ľffnen Sie die Datei user.config

2. Schritt:
Suchen Sie in der Datei nach der Einstellung ArchiveDownloadedAttachmentMaxSizeMB

3. Schritt:
Ändern Sie den Wert der Einstellung von 5 auf 10

4. Schritt:
Speichern Sie die Datei user.config

Beim n├Ąchsten Start von Outlook ist die Einstellung von 5 auf 10 MB ver├Ąndert. Die Datei l├Ąsst sich so anschlie├čend ver├Ąndert, beispielsweise ├╝ber eine Gruppenrichtlinie, an verschiedene Anwender zentral verteilen.

Best practices bei der Konfiguration

Das FTAPI Outlook Add-In ist stark konfigurierbar. Dadurch ist es beispielsweise m├Âglich, das Add-In im vollen Umfang f├╝r Anwender zur Verf├╝gung zu stellen oder es so zu installieren, dass Anwender nicht bemerken, dass sie E-Mails mit FTAPI verschicken.

Je nach Use Case ist es daher m├Âglich das Add-In mittels Installationsparameter so zu konfigurieren, dass den Anwendern die ben├Âtigten Funktionen zur Verf├╝gung stehen und sich diese ohne Mehraufwand in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Wir empfehlen daher im ersten Schritt, das Add-In auf 1-2 Testmaschinen zu installieren und die einzelnen Funktionen und Einstellungsm├Âglichkeiten durchzugehen.

H├Ąufig ergeben sich daraus beispielsweise folgende Fragen:

  • Soll die Sitzung von Anwendern gespeichert bleiben oder sollen sie sich bei jedem Start von Outlook neu an FTAPI anmelden m├╝ssen?
  • Sollen die an FTAPI ├╝bermittelten Dateien nach dem Versand wieder an die E-Mail angeh├Ąngt werden, damit diese gegebenenfalls von der Archivierungssoftware erfasst werden k├Ânnen?
  • Sollen Anwender die M├Âglichkeit haben, Einstellungen im FTAPI Outlook Add-In anzupassen oder sollen diese gesperrt werden?

Aus den Antworten ergeben sich eine oder auch mehrere Basiskonfigurationen, von denen die entsprechenden Installationsparameter abgeleitet werden.

Folgender Satz an Standardinstallationsparametern hat sich bei vielen unserer Kunden etabliert und wird entsprechend je nach Use Case erweitert:

SAVEUSERDATA="Y" SERVER="URL des FTAPI Systems" SETADDINALWAYSENABLED="Y"

  • SAVEUSERDATA="Y" Dadurch bleibt die Sitzung der Anwender auch nach einem Neustart von Outlook erhalten
  • SERVER="URL des FTAPI Systems" Dadurch wird den Anwendern die URL des FTAPI Systems, zu dem sie sich verbinden, vorgegeben
  • SETADDINALWAYSENABLED="Y" Dadurch wird sichergestellt, dass das Add-In auch aktiviert bleibt, wenn der Start von Outlook verlangsamt ist

Outlook Add-In Buttons anpassen (customizing)

Der Text und die Beschreibung sowohl f├╝r den Download- als auch den SubmitBox-Button, welche im Body einer mit FTAPI verschickten E-Mail eingef├╝gt werden, k├Ânnen angepasst werden.

Die ausf├╝hrliche Anleitung dazu finden Sie hier als Download.

Einstellungen Outlook Add-In

Im FTAPI Outlook Add-In stehen Ihnen verschiedenste Einstellm├Âglichkeiten zur Verf├╝gung.

Diese Einstellungen erreichen Sie ├╝ber die Outlook Men├╝leiste sowie beim Erstellen einer neuen E-Mail,

 

Automatische Versandregeln

In dieser ├ťbersicht k├Ânnen Sie die automatischen Versandregeln hinterlegen.

Beispiel: Diese Einstellung aktiviert den automatischen Versand mit FTAPI ab einer Dateigr├Â├če von 1 MB. Sobald der User eine Datei mit einer Gr├Â├če von 1 MB oder mehr versenden m├Âchte, wird diese E-Mail in eine FTAPI-Zustellung umgewandelt.

 

Server

Hier k├Ânnen Sie einsehen, auf welchem Server Sie eingeloggt sind. Sollte dies der falsche Server sein, k├Ânnen Sie sich ausloggen und auf dem gew├╝nschten Server einloggen.

 

Standardwert Sicherheitsstufe

Sie k├Ânnen eine default Sicherheitsstufe angeben. Diese wird bei jeder Zustellung automatisch ausgew├Ąhlt. Sollten Sie einmal eine andere Stufe verwenden wollen, k├Ânnen Sie dies jederzeit f├╝r jede Zustellung manuell umstellen.

 

Standardwert G├╝ltigkeitsdauer

Sollte bei Ihrem FTAPI-Server ein individuelles Ablaufdatum eingestellt sein, k├Ânnen Sie eine allgemeine Einstellung t├Ątigen. Diese wird f├╝r alle neuen Zustellungen verwendet, kann jedoch auch f├╝r jede Zustellung individuell eingestellt werden. Ist ein festes serverseitiges Ablaufdatum eingestellt, k├Ânnen Sie dieses nicht ├Ąndern.

 

 

Standard Download-Ordner

Sie k├Ânnen einen Pfad angeben, in dem Dateien durch den Download im Outlook Add-In gespeichert werden. Der Standardpfad ist C:\Users\<Username>\Downloads.

 

Einstellungen Download-Button

Sie k├Ânnen festlegen, ob der in die E-Mail eingef├╝gte FTAPI Download-Button Text auf Deutsch oder Englisch ist. Au├čerdem ist es m├Âglich, die Position des Download-Buttons festzulegen ("Oben" entspricht dem Anfang der E-Mail, "Mitte" entspricht dem Platz zwischen E-Mail-Body und Signatur, "Unten" entspricht dem Ende der E-Mail).

 

Darstellungsoptionen

Sie k├Ânnen festlegen, welche FTAPI Buttons im Outlook UI angezeigt werden.

 

Benachrichtigungspriorit├Ąten

Sie k├Ânnen festlegen, mit welcher Priorit├Ąt Benachrichtigungen im Benachrichtigungscenter behandelt werden.

Ist die Priorit├Ąt auf "Hoch" gestellt, ├Âffnet sich das Benachrichtigungscenter automatisch, sobald eine neue Benachrichtigung des entsprechenden Typs vorhanden ist und zeigt diese an.

Ist die Priorit├Ąt auf ÔÇťGeringÔÇŁ gestellt, befindet sich die Benachrichtigung des entsprechenden Typs im Benachrichtigungscenter. Dieses wird aber nicht automatisch ge├Âffnet, sondern muss manuell ├╝ber das Men├╝ ge├Âffnet werden.

Ist die Priorit├Ąt auf "Keine" gestellt, wird f├╝r den entsprechenden Typ keine Benachrichtigung im Benachrichtigungscenter erzeugt.

 

Anh├Ąnge verwalten

Sie k├Ânnen festlegen, ob und falls ja, ab welcher Gr├Â├če Dateien unverschl├╝sselt nach dem Ende des Sende- oder Downloadprozesses an die E-Mail angeh├Ąngt werden.


Passwort speichern

Hier k├Ânnen Sie festlegen, ob das Passwort gespeichert bleibt.

 

Angemeldet bleiben

Hier legen Sie fest, ob Sie bei einem Neustart von Outlook automatisch angemeldet werden wollen.

 

FTAPI-Konto automatisch ausw├Ąhlen

Hier legen Sie fest, ob automatisch ein FTAPI-Benutzerkonto zum versenden einer E-Mail ausgew├Ąhlt werden soll (falls es mehr als ein Benutzerkonto gibt).

 

Formatierungswarnung unterdr├╝cken

Bei der Stufe 4 werden alle Formatierungen innerhalb des Textbereiches entfernt (inkl. Inline-Attachements). Hierbei wird eine Warnung f├╝r den Nutzer angezeigt, welche mit diesem Setting deaktiviert werden kann.

Single-Sign-On

Hier k├Ânnen Sie festlegen, ob Single Sign-On f├╝r das Outlook Add-In aktiviert ist.