Gültigkeitsdauer von FTAPI-Zustellungen verstehen und konfigurieren

Was ist die Gültigkeitsdauer?

Täglich werden unzählige Daten ausgetauscht, von denen viele im Laufe der Zeit an Relevanz verlieren. Um den Lebenszyklus von Daten effektiv zu steuern, kann beim Versand von Dateien mit FTAPI optional eine Gültigkeitsdauer festgelegt werden. Als Standard sind hier 90 Tage hinterlegt.

Nachdem die festgelegte Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, kann der Empfänger nicht mehr auf die zugesendeten Dateien zugreifen oder diese herunterladen.

Konfiguration der Gültigkeitsdauer

Administratoren können die Einstellungen für die Gültigkeitsdauer zentral verwalten. Die Konfiguration ist ein Bestandteil der Gruppenverwaltung und kann somit für verschiedene Benutzergruppen individuell angepasst werden.

Navigieren Sie hierfür zu Administration > Gruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. Scrollen Sie zum Bereich Bereinigung.

Um die automatische Löschung zu konfigurieren, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

• Aktivieren Sie die Option "Zustellung-Bereinigung aktivieren".
• Tragen Sie im Feld "Zustellungen, die älter als    Tage sind, werden gelöscht" den gewünschten Zeitraum in Tagen ein.
• Zusätzlich können Sie festlegen, ob Benutzer die Gültigkeit selbst anpassen dürfen, indem Sie die Option "Der Benutzer kann die Gültigkeitsdauer für jede Zustellung von 1 bis 90 einstellen" entsprechend konfigurieren.

Wichtiger Hinweis: Damit die gruppenbasierte Bereinigung greift, muss u.U. die Speicher-Bereinigung zunächst global unter Administration > System > Bereinigungsrichtlinien aktiviert werden.

Was passiert nach Ablauf der Gültigkeit?

Sobald die Gültigkeitsdauer einer Zustellung erreicht ist, werden die dazugehörigen Dateien automatisch vom System gelöscht. Der Empfänger hat ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, die Inhalte herunterzuladen.

Die Zustellung selbst bleibt jedoch als Eintrag im Postausgang des Absenders sichtbar. Dies dient der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit, sodass jederzeit belegt werden kann, wann welche Zustellung an wen gesendet wurde.

Automatisierte Bereinigung 

Das FTAPI-System nutzt automatisierte Bereinigungsprozesse, um abgelaufene Daten zu entfernen. Die zentralen Einstellungen hierfür finden Administratoren unter Administration > System > Bereinigungsrichtlinien.

Hier können Sie nicht nur die Zustellungs-Bereinigung global aktivieren, sondern auch das Intervall festlegen, in dem die Bereinigung ausgeführt wird. Es gibt zudem separate Einstellungen, um die Bereinigung von pausierten und fehlgeschlagenen Zustellungen zu aktivieren und deren Aufbewahrungsdauer zu definieren.