❓ SecuRooms: Zugriffsrollen und Berechtigungen im Überblick

SecuRooms ist die virtuelle Datenraum-Lösung von FTAPI. Darüber lassen sich sensible Daten intuitiv online verwalten und gemeinsam daran arbeiten – über Unternehmensgrenzen hinweg.

Erstellung und Freigabe von Datenräumen

Mit SecuRooms können Datenräume erstellt und anschließend für andere Personen freigegeben werden. Freigegebene Personen erhalten daraufhin – entsprechend ihrer individuell zugewiesenen Berechtigungen – Zugriff auf den jeweiligen Datenraum sowie auf die darin enthaltenen Dateien. So lassen sich sensible Informationen kontrolliert, nachvollziehbar und sicher bereitstellen und gemeinsam daran arbeiten.

Zugriffsrollen und Berechtigungen

Bei der Freigabe von Datenräumen für andere Personen stehen folgende 4 Zugriffsrollen mit jeweiligen Berechtigungen zur Verfügung:

ℹ️ Die Lizenzvergabe richtet sich nach den Rollen-Berechtigungen. Folgende Rollen können SecuRooms ohne Lizenz nutzen: 
Ihre Mitarbeitenden nutzen SecuRooms unbegrenzt ohne Lizenz in der Betrachter-Rolle. Gastnutzer können darüber hinaus in der Bearbeiter-Rolle unbegrenzt ohne Lizenz arbeiten.

Anpassen der Berechtigungen

Um die Berechtigungen eines vorhandenen Benutzers anzupassen, wählen Sie Zugriff verwalten aus und klicken Sie auf ...

Zugriff über eine Benutzergruppe

Zugriff auf einen Datenraum können Sie auf zwei Wegen erhalten:

• Individuell – Sie wurden persönlich mit Ihrer E-Mail-Adresse eingeladen.
• Über eine Benutzergruppe – ein Administrator hat eine Gruppe eingeladen, in der Sie Mitglied sind. Sie erhalten dann die Rolle, die für die Gruppe vergeben wurde.

Beide Wege können gleichzeitig bestehen. Sind Sie zusätzlich Mitglied mehrerer eingeladener Gruppen, gelten die Rechte aller Zugriffswege zusammen.

Im Dialog Zugriff verwalten stehen eingeladene Gruppen als eigene Zeile oben in der Liste. Klappen Sie eine Gruppenzeile auf, um die Mitglieder zu sehen:

Was das für Sie bedeutet

• Wird Ihr individueller Zugriff entzogen, bleibt der Zugriff über eine Gruppe bestehen. Sie behalten die Rolle der Gruppe.
• Werden Sie aus der Gruppe entfernt, verlieren Sie den Zugriff, den diese Gruppe gewährt hat. Ein individueller Zugriff und der Zugriff über andere Gruppen bleiben bestehen.
• Wird die Gruppe aus dem Datenraum entfernt oder gelöscht, verlieren Sie den Zugriff, den diese Gruppe gewährt hat. Alle anderen Zugriffswege bleiben bestehen.
• Wird die Rolle der Gruppe geändert, wird Ihre Rolle entsprechend angepasst. Eine individuell vergebene Rolle bleibt davon unberührt.

Wer darf Gruppen einladen

Nur Benutzer mit der Rolle System-Administration können eine Benutzergruppe zu einem Datenraum oder Ordner einladen. Als Besitzer eines Datenraums können Sie eingeladene Gruppen und deren Mitglieder sehen, die Rolle einer Gruppe ändern und den Zugriff der Gruppe entziehen. Neue Gruppen hinzufügen können Sie nicht.

Beim Entziehen und Herabstufen gilt eine Ausnahme: Ließe sich danach kein Besitzer mehr im Datenraum finden, wird die Änderung abgelehnt. Ein Datenraum behält immer mindestens einen Besitzer.

Aus dem Datenraum austreten

Solange Sie Zugriff über eine Gruppe haben, steht die Aktion Aus Datenraum austreten nicht zur Verfügung. Das gilt auch dann, wenn Sie zusätzlich individuell eingeladen wurden. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie aus dem Datenraum entfernt werden möchten.

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