Wie kann ich eine SecuForm erstellen und konfigurieren?

SecuForm erstellen und konfigurieren

Die Online-Formulare von FTAPI (= SecuForms) lassen sich schnell und einfach in der Web-Oberfl├Ąche erstellen und konfigurieren.

F├╝r die Erstellung einer SecuForm navigieren Sie in der Top-Navi-Bar auf das Tab "SecuForms" und klicken anschlie├čend auf "Konfiguration". Rechts befindet sich ein Plus-Symbol. Klicken Sie auf dieses, um eine neue SecuForm zu erstellen. Im n├Ąchsten Schritt ├Âffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Namen f├╝r das neue Online-Formular vergeben und mit Klick auf "Erstellen" den Vorgang abschlie├čen und die SecuForm erstellen.

Im folgenden finden Sie alle verf├╝gbaren Konfigurationen, die nach der Erstellung zur Verf├╝gung stehen:

Konfiguration der SecuForms

Um eine neue oder bestehende SecuForm zu konfigurieren, haben gehen Sie wie folgt vor. Navigieren Sie zun├Ąchst zum Tab "SecuForms" und w├Ąhlen anschlie├čend links im Menu die Option "Konfiguration" aus. Nun sehen Sie alle bisher angelegten Online-Formulare. W├Ąhlen Sie die SecuForm aus, f├╝r die Sie eine Konfiguration vornehmen m├Âchten.

Nach dem Mausklick landen Sie in der SecuForm-Konfiguration und k├Ânnen folgende Bereiche ausw├Ąhlen und Einstellungen vornehmen:

Einstellungen

Sicherheitsstufe

Diese Einstellung legt fest, mit welche Sicherheitsstufe die Einreichung ├╝bertragen wird. Diese Einstellung ist nur f├╝r den Empf├Ąnger relevant, da der Einreicher (bei Stufe 3 und 4) keinen SecuPass-Key ben├Âtigt.

Wichtig: die Stufen 3 und 4 k├Ânnen nur dann gew├Ąhlt werden, wenn die Empf├Ąnger einen aktiven SecuPass-Key besitzen.

Login aktivieren
Diese Funktion, erzwingt, dass der Nutzer sich vorher mit einem bereits registrieren FTAPI Konto anmelden muss, um die SecuForm nutzen zu k├Ânnen. Durch das Aktivieren dieser Funktion, besteht auch die M├Âglichkeit, User-Felder (z.B. E-Mail) als Default-Werte f├╝r SecuForm-Felder zu nutzen.

Captcha aktivieren
Nutzen Sie diese Funktion, um auf der SecuForm Seite ein Captcha zu aktivieren.

Verarbeitet von FTAPI Processes
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird automatisch eine JSON-Datei beim Einreichen erzeugt, welche von den FTAPI-Processes verarbeitet werden kann.

Verlauf
Hier k├Ânnen ├änderungen an der SecuForm nachvollzogen werden. Es werden folgende Aktionen aufgezeichnet, mit Zeitstempel und User-Vermerk:

  • Allgemeine ├änderung an der SecuForm: Name, URL, Sender, Empf├Ąnger, Sicherheitsstufe, Login, FTAPI-Processes, Disclaimer
  • ├änderung bei benutzerdefinierten Feld: Name, Hinweis, Pflichtfeld, Regex

SecuForm Name
Der Name des SecuForm wird unter anderem in der WebUI angezeigt und f├╝r die initiale Erstellung des Links genutzt.

SecuForm URL
Hier kann die URL um diese SecuForm aufzurufen angepasst werden.

Nutzer

Absender
Jede SecuForm-Einreichung wird ├╝ber ein technisches Konto verschickt. Diese Konto wird als "Absender" f├╝r die Empf├Ąnger des SecuForms angezeigt. Der Sender muss ein lizensierter FTAPI Nutzer sein und seinen SecuPass-Key aktiviert haben.

Obligatorische Empf├Ąnger
Nutzer welche Sie hier eintragen, sind fix hinterlegte Empf├Ąnger. Die Einreicher sehen diese nicht.

Optionale Empf├Ąnger
Nutzer welche Sie hier eintragen, sind variable Empf├Ąnger. Der Einreicher erh├Ąlt die M├Âglichkeit, diese einzeln Auszuw├Ąhlen.

Layout

Benachrichtigungstext f├╝r Absender mit aktiver Benachrichtigung
Sofern ├╝ber die Customfields aktiviert, kann hier der Text f├╝r die Best├Ątigungsmail definiert werden, die der Einreicher erh├Ąlt.

Beschreibung ├╝ber dem Formular
Hier k├Ânnen Sie die Beschreibung definieren, welche der Einreicher auf der Weboberfl├Ąche unter dem SecuForm Name angezeigt bekommt.

Titel bei erfolgreicher Zusendung
Dieser Titel erscheint, sobald der Einreicher erfolgreich eine Einreichung durchgef├╝hrt hat.

Nachricht bei erfolgreicher Zusendung
Diese Nachricht wird angezeigt, sobald der Einreicher erfolgreich eine Einreichung durchgef├╝hrt hat.

URL zur Weiterleitung
Auf diese URL k├Ânnen Sie die Einreicher, nach erfolgreicher Einreichung, weiterleiten.

Buttonfarbe
Definiert die Hauptfarbe der Buttons.

Textfarbe
Definiert die Textfarbe auf den Buttons.

Buttonanzeige
Definiert das Layout der Buttons (Beispiele finden Sie unter: https://vuetifyjs.com/en/components/buttons/ ).

Thema Dunkel benutzen
Aktiviert den Layoutmodus "Dunkel".

Transparenz
Mit dieser Einstellung kann die Transparenz der Formularfelder zum Hintergrundbild angepasst werden.

Hintergrundbild
Hier k├Ânnen Sie ein beliebiges Hintergrundbild hochladen.

Firmenlogo
Hiermit k├Ânnen Sie aktivieren, dass das Firmenlogo welche im FTAPI Server hinterlegt ist, angezeigt wird.

Fu├čzeile aktivieren
Aktiviert die Fu├čzeile.

Benutzerdefinierte Felder

Prozess-Seiten verwenden
Die SecuForm kann in mehrere Seiten unterteilt werden. Dies macht vor allem Sinn, wenn sehr viele Informationen abgefragt werden. Wenn Prozess-Seiten verwendet werden, dann wird bei der Anlage von benutzerdefinierten Felder festgelegt, auf welcher Prozess-Seite diese erscheinen sollen.

Benutzerdefinierte Felder
Legen Sie ein neues Feld an. Sie haben dabei die Auswahl zwischen diversen Feldtypen (s. Screenshot).

Nutzungsbedingungen

Haftungsausschluss aktivieren
Bei Aktivierung wird vor jeder Einreichung zuerst die Disclaimer-Seite angezeigt. Nur wenn der Disclaimer best├Ątigt wird, kann der User auf die SecuForm-Seite gelangen.

├ťbersetzungen

Hier k├Ânnen Sie die einzelnen ├ťbersetzungen f├╝r die Felder und Texte einstellen. Die SecuForm versucht die Browsersprache zu erkennen und die entsprechende Sprache anzuzeigen. Die Default-Sprache ist Englisch.

Verlauf

Hier k├Ânnen Sie chronologisch nachvollziehen welche ├änderungen an der SecuForm gemacht wurden.

Folgende Events werden geloggt:

  • SecuForm Erstellung
  • Benutzerdefiniertes Feld hinzuf├╝gen / entfernen
  • Empf├Ąnger hinzuf├╝gen / entfernen
  • ├änderung der Sicherheitsstufe
  • Haftungsausschluss aktivieren / deaktivieren

Etikette f├╝r SecuFlows-Anbindung

Hier finden sich Empfehlungen f├╝r die Erstellung von SecuForms, die in Kombination mit einer Daten-Workflow Automatisierung (FTAPI SecuFlows) genutzt werden.

Die Hinweise beziehen sich auf die Benennung der Felder im SecuForms Formular und im AdobePDF falls ein solches mit den Informationen aus der SecuForm beschrieben werden soll.

Hintergrund: Sicherstellung das die Automatisierung einwandfrei funktioniert und eine leichte Bearbeitung gew├Ąhrleistet ist.

Hinweis: F├╝r die Daten-Workflow Automatisierung bei SecuForms werden SecuFlows Lizenzen ben├Âtigt. Bei Interesse k├Ânnen sie gerne einen pers├Ânlichen Beratungstermin vereinbaren.

Benennung der benutzerdefinierten Felder

  1. Die Feldnamen d├╝rfen sich nicht wiederholen.
  2. Pro "Informationseinheit" ein SecuForms Feld verwenden (f├╝r die ├ťbergabe an Drittsysteme oder der Verwendung als Variablen in der Prozessautomatisierung). Beispiele:
    • Adresse in drei Feldern abfragen: (1.) Stra├če + Hausnummer, (2.) PLZ, (3.) Ort
    • Frage nach Gesch├Ąftspartner in sieben Feldern: (1.) Anrede, (2.) Nachname, (3.) Vorname, (4.) Firmenname, (5.) Stra├če + Hausnummer, (6.) Postleitzahl, (7.) Ort
  3. Radio Button oder Drop Down verwenden, wenn nur eine von mehreren Antwortm├Âglichkeiten gew├Ąhlt werden soll.

Feld-Mapping in beschreibbare PDF

Oft ├╝bertragen wir die Informationen aus SecuForms in beschreibbare PDFs um diese lokal zu speichern oder per weiterzusenden. Hierf├╝r wird eine PDF Vorlage ben├Âtigt.

Um Funktion und optische Qualit├Ąt zu gew├Ąhrleisten sollte folgendes bei der Erstellung der PDF-Vorlage beachtet werden:

  1. Felder werden 1-zu-1 gemapped (zugeordnet). Sprich pro Feld in der SecuForm ein Feld in der PDF anlegen.
  2. PDF Felder von Schrifttyp und Schriftgr├Â├če einheitlich w├Ąhlen. Bitte beachten: es gibt dann keine automatische Anpassung der Schriftgr├Â├če entsprechend der Textmenge im Bezug auf die Feldgr├Â├če. Hier sollte also vorausschauend die richtige Feldgr├Â├če im PDF gew├Ąhlt werden.
  3. Benennung der Feldnamen:
    • kurz und pr├Ągnant
    • nach M├Âglichkeit keine Satzzeichen (Leerzeichen sind ok siehe auch "Hinweise zum Mapping in der Process Client Konfiguration" 1.)
    • keine Felder nicht benennen ("undefined")
    • Info: Alle Satzzeichen werden f├╝r die Verwendung des Feldnamens in der Konfigurations-Datei des Process Clients rausgek├╝rzt.

    4. Signaturfelder m├╝ssen entweder als Bildfelder oder als "Push button" angelegt werden. ((Bild einf├╝gen!))
    5. Checkboxen der SecuForm sollten auch als Checkboxen im PDF abgebildet werden.

Hinweise zum Mapping in der Process Client Konfiguration

Werden Felder in einer E-Mail verwendet, die auf einer HTML Vorlage basiert, gibt es zwei M├Âglichkeiten bzgl. der Benennung:

  • keine Leerzeichen im Feldnamen verwenden
  • die Felder in der Konfiguration umbenennen (z.B. ersetzt man Leerzeichen durch "_")