📋 Outlook Add-In (klassisch): Konfiguration und Einstellungen für Anwender

Diese Anleitung zeigt Ihnen, welche Einstellmöglichkeiten Ihnen im FTAPI Outlook Add-In zur Verfügung stehen und wie Sie diese optimal für Ihren Arbeitsalltag anpassen.

Zugriff auf die Einstellungen

Die Einstellungen erreichen Sie über die Outlook Menüleiste unter dem Reiter FTAPI und dem Klick auf das Zahnrad-Symbol Einstellungen.

Screenshot Outlook Menüleiste FTAPI Einstellungen

Wichtige Konfigurationsmöglichkeiten

1. Automatische Versandregeln

In dieser Übersicht können Sie Bedingungen hinterlegen, wann FTAPI automatisch aktiv werden soll.

Beispiel: Sie aktivieren den automatischen Versand ab einer Dateigröße von 1 MB. Sobald Sie eine Datei anhängen, die größer ist, wandelt FTAPI die E-Mail automatisch in eine sichere Zustellung um.

Screenshot Automatische Versandregeln Dateigröße

Screenshot Automatische Versandregeln Domains

2. Standardwert Sicherheitsstufe und Gültigkeit

Sie können eine Standard-Sicherheitsstufe sowie eine Standard-Gültigkeitsdauer für Ihre Mails festlegen. Diese werden bei jeder neuen Zustellung automatisch vorselektiert. Sie können dies jedoch jederzeit für jede einzelne Zustellung manuell im E-Mail-Fenster ändern.

3. Standard Download-Ordner

Legen Sie den Pfad fest, in dem Dateien durch den FTAPI Download-Button im Outlook Add-In auf Ihrer Festplatte gespeichert werden. Der Standardpfad lautet:

C:\Users\<Username>\Downloads

4. Benachrichtigungscenter Priorität

Sie können die Priorität von Pop-Up Benachrichtigungen steuern:

Hoch: Das Benachrichtigungs-Fenster öffnet sich automatisch bei neuen Ereignissen (z.B. Download abgeschlossen).
Gering: Die Benachrichtigung landet im Center, dieses öffnet sich aber nicht automatisch und unterbricht Sie nicht.
Keine: Es wird keine visuelle Benachrichtigung erzeugt.

Screenshot Benachrichtigungscenter Einstellungen

5. Anhänge verwalten (Archivierung)

Hier definieren Sie, ob und bis zu welcher Dateigröße die Anhänge nach dem erfolgreichen FTAPI-Versand oder Download wieder im Klartext an die E-Mail im Outlook-Ordner angehängt werden (relevant für firmeninterne Archivierungssoftware).

Screenshot Anhänge verwalten Archivierung

6. Passwort & Anmeldung

Über den Reiter Anmeldung steuern Sie das Verhalten Ihrer Sitzung:

Passwort speichern: Legt fest, ob Ihr Passwort im Profil gesichert wird.
Angemeldet bleiben: Sorgt für eine automatische Anmeldung bei jedem Neustart von Outlook.
Konto automatisch auswählen: Wählt automatisch ein Standard-Benutzerkonto, falls Sie Zugriff auf mehrere Postfächer haben.