📋 Outlook Add-In (klassisch): Konfiguration für Terminalserver und Mehrbenutzer

Rollout für gezielte Anwender auf einem Terminalserver

Sollten Sie eine Terminalserver-Umgebung (z.B. Citrix oder Microsoft Terminal Server) einsetzen, ist es oft gewünscht, das Outlook Add-In nur für bestimmte Nutzer zu aktivieren. Hierfür ist eine Anpassung der Windows-Registry notwendig.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Führen Sie die Installation des Outlook Add-Ins systemweit für "Alle Benutzer" durch (ALLUSERS="1").
2. Dadurch werden unter folgendem Pfad die Registry-Keys erzeugt:
   HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\FTAPI Outlook Add-In

Deaktivierung für bestimmte Nutzer

Für alle Nutzer, welche das Outlook Add-In nicht erhalten sollen, rollen Sie bitte manuell oder per GPO den folgenden Ordner im Benutzerkontext aus:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\FTAPI Outlook Add-In

In diesem neuen Schlüssel setzen Sie zwingend die folgenden Werte:

• DWORD-Wert (32bit); Name: LoadBehavior; Wert=0
• Zeichenfolge; Name: Description; Wert=FTAPI Outlook Add-In
• Zeichenfolge; Name: FriendlyName; Wert=FTAPI Outlook Add-In
• Zeichenfolge; Name: Manifest; Wert=C:\Program Files (x86)\FTAPI\Outlook Add-In\FTAPIOutlookAddin2013.vsto|vstolocal

Das Outlook Add-In verhält sich nun wie folgt:

• Nutzer, welche den Eintrag LoadBehavior unter HKEY_CURRENT_USER nicht haben: Add-In startet regulär mit Outlook.
• Nutzer, welche den Eintrag unter HKEY_CURRENT_USER gesetzt haben (Wert 0): Add-In startet nicht.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie den LoadBehavior-Schlüssel unter HKEY_LOCAL_MACHINE nach einem Versions-Update des Add-Ins gegebenenfalls erneut löschen bzw. korrigieren müssen.

Nachträgliches Ändern der Einstellungen (user.config)

Möglicherweise ist es notwendig, die Einstellungen der initialen Installation nachträglich anzupassen. Die Konfigurationsdatei user.config wird nach dem ersten Start von Outlook im lokalen Roamingprofil des Anwenders erstellt:

C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\FTAPI\Outlook Add-In\user.config

Die Datei ist im XML-Format gehalten und pro Einstellung folgendermaßen aufgebaut:

<Setting name="Name der Einstellung" serializeAs="String">
  <value>Wert der Einstellung</value>
</Setting>

Praxis-Beispiel: Archivierungslimit anpassen

Sie möchten die Dateigröße, bis zu der Dateien nach dem Versand der E-Mail automatisch archiviert werden sollen, von 5 auf 10 MB ändern.

1. Öffnen Sie die Datei user.config eines Test-Profils.
2. Suchen Sie nach der Einstellung ArchiveDownloadedAttachmentMaxSizeMB.
3. Ändern Sie den Wert von 5 auf 10.
4. Speichern Sie die XML-Datei.

Die angepasste Datei lässt sich anschließend über eine Gruppenrichtlinie (GPO File Preference) zentral an verschiedene Anwender verteilen.

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