📋 SecuRooms Drive: Benutzeranleitung

Diese Anleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit dem FTAPI SecuRooms Drive, von der Anmeldung über die tägliche Dateiverwaltung im Windows Explorer bis hin zum Verständnis der Synchronisations-Symbole.

Voraussetzungen

Um den SecuRooms Drive verwenden zu können, muss dieser von Ihrem internen FTAPI Admin an Ihren Rechner ausgerollt werden.

Wenn SecuRooms Drive auf Ihrem Rechner installiert wurde und Sie folgende Bedingungen erfüllen, können Sie sich einloggen und direkt loslegen:

Sie haben ein Benutzerkonto auf dem SecuRooms Server.
Sie besitzen eine gültige FTAPI SecuRooms Lizenz für die Rolle Bearbeiter oder Besitzer

Login

Suchen Sie in Ihren Anwendungen nach SecuRooms Drive und starten Sie die Anwendung mit einem Doppelklick.
Klicken Sie im Fenster auf den Button Anmelden mit FTAPI, um den Login zu starten.

Anmeldefenster mit Button Anmelden mit FTAPI

3. Sie werden auf Ihre gewohnte Login-Oberfläche im Browser geleitet. Dort loggen Sie sich wie gewohnt in FTAPI ein.

4. Bestätigen Sie in der Browser-Notification, dass Sie den SecuRooms Drive öffnen möchten.

5. Warten Sie einen Moment, während Ihr SecuRooms Drive eingerichtet wird.

6. Dann können Sie mit dem SecuRooms Drive loslegen, über Klick auf den Button SecuRooms Drive öffnen.

Informationen zum Anwendungsfenster

Sie haben mit diesem Anwendungsfenster folgende Möglichkeiten:

SecuRooms Drive öffnen: Der SecuRooms Drive öffnet sich auf Ihrem Desktop.
SecuRooms im Browser öffnen: Bringt Sie zur SecuRooms Browser-Version.
Jetzt synchronisieren: Hier können Sie die Synchronisation des SecuRooms Drive vom Browser zu Ihrem lokalen Dateisystem manuell anstoßen (diese findet ansonsten automatisch alle 15 Minuten statt). Vom lokalen Dateisystem zum Browser ist dies nicht notwendig, hier werden Änderungen immer sofort synchronisiert. Sie sehen in der Fußzeile, wann der SecuRooms Drive zuletzt synchronisiert wurde.
Support: Bringt Sie direkt ins FTAPI Helpcenter, in welchem Sie sich gerade befinden.
Abmelden: Hier können Sie den SecuRooms Drive beenden und sich ausloggen.

Über den Klick auf den Button öffnet sich der SecuRooms Drive in Ihrem Datei-Explorer. Sie haben sich erfolgreich eingeloggt und können nun mit der Bearbeitung Ihrer Dateien im Datenraum loslegen.

Ansicht des SecuRooms Drive im Windows Explorer

Datenraum & Datei Status

Der Status zeigt Ihnen an, wo sich ein Datenraum, ein Ordner oder eine Datei befindet und wie Sie damit arbeiten können.

Symbol	Status	Beschreibung
	Verfügbar, wenn online	Das blaue Wolkensymbol zeigt an, dass die Datei oder der Ordner nur online verfügbar ist. Diese Dateien belegen keinen Speicherplatz auf dem lokalen System, sind jedoch ohne Internetverbindung nicht zugänglich (Inhalt kann nicht eingesehen werden). Tipp: Über Rechtsklick -> `Immer auf diesem Gerät beibehalten` können Sie den Inhalt herunterladen.
	Synchronisierung ausstehend	Dateien, die gerade synchronisiert werden. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Symbol durch eines der anderen Symbole ersetzt.
	Immer auf diesem Gerät verfügbar	Das grüne Kreissymbol zeigt an, dass die Datei/der Ordner angeheftet wurde und immer lokal verfügbar ist. Sie wird vom System nicht automatisch wieder in eine Online-Datei umgewandelt. Neue Versionen werden automatisch heruntergeladen. Tipp: Über Rechtsklick -> `Speicherplatz freigeben` können Sie den Status zurücksetzen.
	Fehler	Die Datei enthält einen Fehler und kann nur lokal geöffnet werden. Die Datei wird nicht synchronisiert.

Dateien lokal verfügbar machen oder Speicher freigeben

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner, um den lokalen Status zu ändern:

Wählen Sie Immer auf diesem Gerät beibehalten, um Inhalte dauerhaft offline verfügbar zu machen.
Wählen Sie Speicherplatz freigeben, um die Datei wieder in eine reine Online-Datei umzuwandeln und lokalen Speicher zu sparen.

Beispiele Kontextmenü:

Kontextmenü: Immer auf diesem Gerät beibehalten — Option: Immer auf diesem Gerät beibehalten

Kontextmenü: Speicherplatz freigeben — Option: Speicherplatz freigeben

Funktionen

In der ersten Version von SecuRooms Drive stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

SecuRooms direkt auf dem Desktop

Nach dem Login sehen Sie Ihre Datenräume direkt im lokalen Dateisystem.

Synchronisierte Datenräume

Es werden automatisch folgende Datenräume synchronisiert:

Alle unverschlüsselten Datenräume,
in denen Sie Editor- oder Besitzer-Rechte haben.

Anpassungen an der Struktur

Sie können innerhalb der Datenräume Dateien und Ordner bearbeiten (hinzufügen, löschen, umbenennen, verschieben).

Automatische Synchronisierung

Vom PC zu SecuRooms: Wenn Sie Dateien auf dem PC erstellen, umbenennen oder löschen, wird dies sofort im Online-Speicher übernommen.
Von SecuRooms zum PC: Alle 15 Minuten prüft das Programm, ob es online Neuerungen gibt, und aktualisiert Ihren lokalen Stand. Sie können diesen Abgleich auch jederzeit mit einem Klick auf Jetzt synchronisieren selbst starten.

Limitationen

Es handelt sich bei dieser Version des SecuRooms Drive um die erste Version. Bei der Anwendung gibt es hier noch einige Punkte, die Sie beachten müssen:

Login nach Neustart erforderlich: Aktuell müssen Sie sich nach jedem Neustart des Computers einmal neu anmelden, damit die Synchronisierung startet.
Manueller Upload bei Abbruch: Falls eine Internetverbindung während des Hochladens unterbrochen wird, müssen Sie den Upload aktuell noch einmal manuell anstoßen. Ziehen Sie dazu die betroffenen Dateien/Ordner erneut in Ihren SecuRooms Drive.
Eingeschränkter Offline-Modus: Wenn Sie keine Internetverbindung haben, werden Änderungen nur lokal auf Ihrem Rechner gespeichert. Diese werden momentan noch nicht automatisch übertragen, wenn Sie wieder online sind – dies muss aktuell manuell erfolgen. Ziehen Sie dazu die betroffenen Dateien/Ordner erneut in Ihren SecuRooms Drive.
Erstellen, Löschen oder Umbenennen von ganzen Datenräumen: Das Erstellen, Löschen oder Umbenennen von ganzen Datenräumen direkt auf dem PC ist nicht möglich; diese Aktionen müssen weiterhin in der Browser-Version vorgenommen werden.
Feedback zu Dateiformaten: Unterschiedliche Dateiformate werden unterschiedlich gespeichert (bspw. Windows-Dateien anders als Office-Dateien), was für den Endanwender in der Regel nicht spürbar ist. Sollten Ihnen dennoch Unstimmigkeiten auffallen, melden Sie sich bitte jederzeit bei uns.

Wichtig: Beenden/Logout aus der App führt zu Löschung
Wenn Sie den Drive beenden bzw. sich ausloggen, werden alle lokal synchronisierten Datenräume gelöscht und beim nächsten Start erneut synchronisiert. Wir empfehlen Ihnen daher, Dateien, die nicht vollständig hochgeladen wurden, vor dem Beenden/Logout in Ihrem lokalen Dateisystem abzuspeichern, um einen möglichen Datenverlust zu vermeiden.