Datenraum in FTAPI SecuRooms erstellen und verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in den FTAPI SecuRooms einen Datenraum erstellen und verwalten.

Nutzen Sie SecuRooms, um Dateien einfach und sicher zu speichern, zu teilen und gemeinsam von ├╝berall darauf zuzugreifen. Die SecuRooms sind eine browserbasierte Anwendung, das bedeutet, dass Sie mit allen Endger├Ąte, die ├╝ber einen Browser verf├╝gen, darauf zugreifen k├Ânnen. Die Installation eines Clients oder einer App ist nicht notwendig.

Datenraum erstellen

Um einen Datenraum zu erstellen, navigieren Sie zuerst auf "SecuRooms", dann auf "Datenraum erstellen".

Benennen Sie Ihren Datenraum entsprechend und klicken Sie auf "erstellen".

Ordner erstellen und Dateien hochladen

Erstellen Sie einen neuen Ordner, laden Sie Dateien hoch oder ziehen Sie sie per Drag and Drop in den Datenraum.

Es k├Ânnen auch bereits bestehende Ordnerstrukturen in den Datenraum geladen werden

Den Fortschritt des Uploads k├Ânnen Sie sich mit Klick auf die Wolke oben rechts sich anzeigen lassen. Hier bekommen Sie ebenfalls angezeigt, sollte ein Upload fehlschlagen.

Zus├Ątzlich werden neu hochgeladene Dokumente in einem Datenraum mit einem gr├╝nen Punkt gekennzeichnet.

Vorschaufunktion

Sie m├╝ssen ein Dokument nicht extra herunterladen, um es sich anzuschauen. 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, oder auf die drei Punkte und dann" Datei anzeigen" und schon ├Âffnet sich das Dokument in Ihrem Browser.

Wichtig: Dateien k├Ânnen nur ├╝ber die Vorschaufunktion im Browser angesehen werden, wenn der Datenraum nicht Ende-zu-Ende-verschl├╝sselt ist.

Aktuell k├Ânnen Sie sich folgende Dateitypen im Browser anzeigen lassen:

doc, docx, fdf, jpg, jpeg, pdf, png, ppt, pptx, xls, xlsx

SecuRoom oder Unterordner freigeben

Um Ihre Datenr├Ąume und Unterordner mit anderen Personen zu teilen, klicken Sie auf "Freigeben".

Geben Sie die E-Mail Adresse oder den Benutzername der Person ein und w├Ąhlen Sie die Zugriffsrolle, die dieser Person f├╝r den Datenraum oder Unterordner zugewiesen werden soll.

Sie k├Ânnen einen Datenraum oder Unterordner* f├╝r mehrere Personen gleichzeitig freigeben. Einzige Voraussetzung: Alle Personen sollen dieselbe Rolle f├╝r den Datenraum/Unterordner erhalten.

*Unterordner eines Datenraumes k├Ânnen nur freigegeben werden, wenn der Datenraum nicht Ende-zu-Ende-verschl├╝sselt ist.

Die Zugriffsrollen

Betrachter

  • Dateien in der Vorschau ansehen
  • Dateien herunterladen

Bearbeiter

  • alle Betrachterrechte 
  • Dateien hochladen
  • Dateien l├Âschen
  • Dateien verschieben
  • Ordner erstellen
  • Ordner l├Âschen

Administrator

  • alle Bearbeiterrechte
  • Datenr├Ąume l├Âschen
  • Zugriffsrollen am Datenraum und am Ordner f├╝r Personen ├Ąndern
  • Personen aus Datenraum entfernen

Bei Freigabe gilt es die Zugriffs-Vererbung zu beachten, d.h. wenn Sie einem Benutzer z.B. die Rolle "Betrachter" f├╝r den Datenraum ÔÇťFTAPI OnboardingÔÇŁ geben, erh├Ąlt er das Recht auch f├╝r alle Unterordner und Dateien des Datenraums.

Dokumente und Ordner verwalten

├ťber die drei Punkte hinter jedem Dokument und Ordner haben Sie die M├Âglichkeit, diverse Aktionen auszuf├╝hren.

Das Gleiche gilt f├╝r den Datenraum. Klicken Sie auch hier in der Men├╝leiste auf die drei Punkte und f├╝hren Sie eine der Aktionen aus.

Suchfunktion in den SecuRooms

Im oberen Bereich der SecuRooms finden Sie die globale Suchleiste. 

Geben Sie hier beispielsweise den Namen eines Dokuments, Ordners oder eines Datenraums ein und die Suchleiste durchsucht alle Datenr├Ąume, auf die Sie Zugriff haben.

In der Ergebnisliste haben Sie entweder die M├Âglichkeit, sich das Dokument in der Vorschau anzuschauen, oder mit Klick auf "Zum Inhalt" zum entsprechenden SecuRoom und Unterordner zu navigieren.