Datenraum in FTAPI SecuRooms erstellen und verwalten

Nutzen Sie SecuRooms, um Dateien einfach und sicher zu speichern, zu teilen und gemeinsam von überall darauf zuzugreifen. Die SecuRooms sind eine browserbasierte Anwendung, das bedeutet, dass Sie mit allen Endgeräte, die über einen Browser verfügen, darauf zugreifen können. Die Installation eines Clients oder einer App ist nicht notwendig.

Datenraum erstellen

Um einen Datenraum zu erstellen, navigieren Sie zuerst auf "SecuRooms", dann auf "Datenraum erstellen".

Benennen Sie Ihren Datenraum entsprechend und klicken Sie auf "erstellen".

Ordner erstellen und Dateien hochladen

Erstellen Sie einen neuen Ordner, laden Sie Dateien hoch oder ziehen Sie sie per Drag and Drop in den Datenraum.

Es können auch bereits bestehende Ordnerstrukturen in den Datenraum geladen werden

Den Fortschritt des Uploads können Sie sich mit Klick auf die Wolke oben rechts sich anzeigen lassen. Hier bekommen Sie ebenfalls angezeigt, sollte ein Upload fehlschlagen.

Zusätzlich werden neu hochgeladene Dokumente in einem Datenraum mit einem grünen Punkt gekennzeichnet.

Vorschaufunktion

Sie müssen ein Dokument nicht extra herunterladen, um es sich anzuschauen. 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, oder auf die drei Punkte und dann" Datei anzeigen" und schon öffnet sich das Dokument in Ihrem Browser.

Wichtig: Dateien können nur über die Vorschaufunktion im Browser angesehen werden, wenn der Datenraum nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist.

Aktuell können Sie sich folgende Dateitypen im Browser anzeigen lassen:

doc, docx, fdf, jpg, jpeg, pdf, png, ppt, pptx, xls, xlsx

SecuRoom oder Unterordner freigeben

Um Ihre Datenräume und Unterordner mit anderen Personen zu teilen, klicken Sie auf "Freigeben".

Geben Sie die E-Mail Adresse oder den Benutzername der Person ein und wählen Sie die Zugriffsrolle, die dieser Person für den Datenraum oder Unterordner zugewiesen werden soll.

Sie können einen Datenraum oder Unterordner* für mehrere Personen gleichzeitig freigeben. Einzige Voraussetzung: Alle Personen sollen dieselbe Rolle für den Datenraum/Unterordner erhalten.

*Unterordner eines Datenraumes können nur freigegeben werden, wenn der Datenraum nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist.

Die Zugriffsrollen

Betrachter ohne Herunterladen

• Dateien in der Vorschau ansehen

Betrachter

• Dateien in der Vorschau ansehen
• Dateien herunterladen

Bearbeiter

• alle Betrachterrechte 
• Dateien hochladen
• Dateien löschen
• Dateien verschieben
• Ordner erstellen
• Ordner löschen

Besitzer

• alle Bearbeiterrechte
• Datenräume löschen
• Zugriffsrollen am Datenraum und am Ordner für Personen ändern
• Personen aus Datenraum entfernen

Bei Freigabe gilt es die Zugriffs-Vererbung zu beachten, d.h. wenn Sie einem Benutzer z.B. die Rolle "Betrachter" für den Datenraum “FTAPI Onboarding” geben, erhält er das Recht auch für alle Unterordner und Dateien des Datenraums.

Dokumente und Ordner verwalten

Über die drei Punkte hinter jedem Dokument und Ordner haben Sie die Möglichkeit, diverse Aktionen auszuführen.

Das Gleiche gilt für den Datenraum. Klicken Sie auch hier in der Menüleiste auf die drei Punkte und führen Sie eine der Aktionen aus.

Suchfunktion in den SecuRooms

Im oberen Bereich der SecuRooms finden Sie die globale Suchleiste. 

Geben Sie hier beispielsweise den Namen eines Dokuments, Ordners oder eines Datenraums ein und die Suchleiste durchsucht alle Datenräume, auf die Sie Zugriff haben.

In der Ergebnisliste haben Sie entweder die Möglichkeit, sich das Dokument in der Vorschau anzuschauen, oder mit Klick auf "Zum Inhalt" zum entsprechenden SecuRoom und Unterordner zu navigieren.