Die SubmitBox ist ein digitaler Briefkasten. Dieser kann von externen Personen (z.B. Kunden oder Bürger) genutzt werden, um Dokumente verschlüsselt an Sie zu übertragen.
Alles was die Person benötigt, um Dateien verschlüsselt bei Ihnen einzureichen, ist der Link zur SubmitBox. Dieser kann auf Webseite oder in der Mail-Signatur eingebunden werden.
Auch ein Funktionspostfach, wie beispielsweise Ihre Personalabteilung, kann eine eigene SubmitBox erhalten.
Nach einem erfolgreichen Login, wählen Sie bitte in der oberen Hauptleiste den Bereich "Zustellungen" aus. Anschließend finden Sie die SubmitBox im unteren linken Bereich.
Folgende Optionen stehen Ihnen hierbei zur Verfügung:
Aktivierung
Sollte die SubmitBox noch nicht aktiviert sein, können Sie dies mit einem Klick ändern. Beachten Sie bitte, dass die Einschaltung zur Nutzung einer Lizenz führt.
Benennung
Der Name Ihrer SubmitBox wird für die Person, die über die SubmitBox Dokumente bei Ihnen einreicht, angezeigt. Gerne können Sie an dieser Stelle die notwendigen Änderungen vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Trennung der einzelnen Namen oder Wörter lediglich unter Verwendung von Unterstrichen geschehen darf. Leerzeichen oder abweichende Sonderzeichen sind hierbei nicht erlaubt.
Die SubmitBox kann auf zwei Arten genutzt werden - aktiv und passiv.
Bei der aktiven Nutzung geben Sie im Feld "Empfänger E-Mail" die E-Mail Adresse der Person ein, die Ihnen Dateien sicher übermitteln soll. Der Empfänger erhält anschließend per E-Mail einen einmalig verwendbaren Link, zum Hochladen von Dokumenten.
Bei der passiven Nutzung stellen Sie einen permanent erreichbaren Link zur Verfügung, über den Personen bei Ihnen Dateien sicher einreichen können.
Kopieren Sie hierzu die URL der SubmitBox aus dem Feld "Link" und binden Sie diese beispielsweise auf Ihrer Website ein, oder fügen Sie diese Ihrer E-Mail-Signatur hinzu. Ihre Kunden oder Bürger können sich nun über die URL ein Upload-Ticket erstellen, über welches sie einmalig Dateien an Sie übermitteln können.
