Wie aktiviere und verwalte ich meine SubmitBox?

Was ist die SubmitBox?

Die SubmitBox fungiert als digitaler Briefkasten, über den externe Personen – etwa Kunden, Lieferanten oder Bürger – vertrauliche Dokumente sicher und verschlüsselt an Sie übermitteln können.

Alles, was die externe Person dafür benötigt, ist der Link zur entsprechenden SubmitBox. Dieser kann unkompliziert auf Ihrer Website eingebunden oder in Ihrer E-Mail-Signatur hinterlegt werden.

Auch Funktionspostfächer, wie z. B. das Ihrer Personalabteilung, können eine eigene SubmitBox erhalten, um sensible Daten strukturiert und geschützt entgegenzunehmen.

Wo verwalte ich meine SubmitBox?

Um die SubmitBox zu verwalten, melden Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten im Browser an. Nach dem erfolgreichen Login klicken Sie recht oben auf das User-Icon und wählen dann in dem ausgeklappten Menu die Option "Mein Konto" aus:

In der Kontoverwaltung scrollen Sie bitte bis zum Bereich "SubmitBox Einstellungen", um die SubmitBox zu verwalten:

Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 

Aktivierung

Sollte die SubmitBox noch nicht aktiviert sein, können Sie Ihre SubmitBox über den Schiebregler aktivieren.

Benennung

Der Name Ihrer SubmitBox wird für die Person, die über die SubmitBox Dokumente bei Ihnen einreicht, angezeigt. Gerne können Sie an dieser Stelle die notwendigen Änderungen vornehmen. Bitte beachten Sie, dass die Trennung der einzelnen Namen oder Wörter lediglich unter Verwendung von Unterstrichen geschehen darf. Leerzeichen oder abweichende Sonderzeichen sind hierbei nicht erlaubt.

Allgemeine Information zur Nutzung der SubmitBox

Um die SubmitBox zu verwenden, klicken Sie im SecuMails-Postfach auf die Option "SubmitBox". Ihnen stehen generell zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um die SubmitBox zu nutzen - die aktive und die passie Nutzung. 

Aktive Nutzung

Bei der aktiven Nutzung versenden Sie den Link zu Ihrer SubmitBox als FTAPI Zustellung. Dafür geben Sie unter "SubmitBox Ticket senden" die E-Mail-Adresse des Emfängers, einen Betreff und optional einen Nachrichten-Text an. Sobald Sie auf "Senden" klicken, erhält der Empfänger einen einmalig verwendbaren Link, zum sicheren Hochladen von (großen) Dateien. 

Passive Nutzung

Bei der passiven Nutzung stellen Sie einen permanent erreichbaren Link bereit, über den externe Personen eigenständig ein Upload-Ticket generieren können, um Ihnen (auch große) Dateien sicher zu übermitteln.

Verwenden Sie hierfür die Funktion „SubmitBox Link teilen“ und kopieren Sie die URL Ihrer SubmitBox. Diesen Link können Sie z. B. auf Ihrer Website einbinden oder in Ihrer E-Mail-Signatur platzieren. Über diesen Link erstellen sich externe Nutzer ein Upload-Ticket und können Ihnen Dateien sicher hochladen.