❓ FTAPI Trust Networks: Häufige Fragen zu Sicherheit, Sichtbarkeit und Reporting

Dieser Artikel beantwortet die Fragen, die Administratoren zur automatischen Vernetzung im FTAPI Trust Network (FTN) stellen. Er richtet sich an Administratoren und ist als Grundlage für eine interne Sicherheits- und Compliance-Bewertung gedacht. Die Fragen sind in fünf Themen gegliedert:

Teilnahme am Netzwerk: was sich durch die Aufnahme ändert und welche Informationen andere Organisationen über Sie erhalten
Authentisierung und Schutz vor Missbrauch: wie Instanzen und Domains geprüft werden und wie Zustellungen auf Viren geprüft werden
Steuerungsmöglichkeiten: was sich freigeben, sperren oder deaktivieren lässt
Nachvollziehbarkeit und Reporting: welche Nachweise Ihnen bleiben und was die Gegenseite sieht
Datenhaltung: was beim Löschen einer Zustellung passiert

Die Beispiele in diesem Artikel verwenden zwei Demo-Organisationen: die Beispiel AG mit der Instanz filetransfer.beispiel-ag.de und der E-Mail-Domain beispiel-ag.de sowie die Muster GmbH mit der Instanz secure.muster-gmbh.de und der E-Mail-Domain muster-gmbh.de.

Teilnahme am Netzwerk

Welche Änderungen ergeben sich für unsere Instanz allein durch die Aufnahme in das Netzwerk?

Auch ohne eigene Domain-Verifizierung ändert sich ein Punkt: Sofern eine andere FTAPI-Organisation ihre Domain verifiziert hat, werden Zustellungen an diese Organisation direkt an den jeweiligen Empfänger auf deren Instanz zugestellt. Auf Ihrer Instanz wird in diesem Fall kein Gastkonto mehr angelegt.

Beispiel: Die Muster GmbH hat ihre Domain muster-gmbh.de verifiziert, die Beispiel AG hat das nicht. Sendet Erika Mustermann von der Beispiel AG eine Zustellung an max.mustermann@muster-gmbh.de, landet die Zustellung direkt im FTAPI-Konto von Max Mustermann auf secure.muster-gmbh.de. Auf filetransfer.beispiel-ag.de entsteht dafür kein Gastkonto.

Welche Informationen über unsere Organisation sind für andere FTAPI-Organisationen sichtbar?

Über das zentrale Verzeichnis werden folgende Informationen an andere FTAPI-Server weitergegeben:

die Information, dass Ihre Instanz Teil des Netzwerks ist. Diese Information wird in der Datenbank festgehalten. Ein Hinweis dazu: Cloud-Kunden haben keinen Zugriff auf die Datenbank, nur On-Premise-Kunden können diese Information selbst in der Datenbank nachvollziehen.
bei verifizierten Domains die Information, dass diese Domains zu Ihrer Instanz gehören.

Jeder Server im Netzwerk führt auf dieser Grundlage ein Verzeichnis aller teilnehmenden Organisationen. Dieses vollständige Verzeichnis ist in der Plattformoberfläche nicht einsehbar.

Sobald zwischen Ihrer Organisation und einer anderen FTAPI-Organisation Daten ausgetauscht werden, wird dieser Austausch für beide Seiten in der Admin-Oberfläche sichtbar. Was die Gegenseite dabei genau sieht, steht weiter unten im Abschnitt „Was sieht der Administrator der Partnerorganisation?".

Beispiel: Andere FTAPI-Server erhalten vom zentralen Verzeichnis die Information, dass filetransfer.beispiel-ag.de Teil des Netzwerks ist. Verifiziert die Beispiel AG zusätzlich ihre Domain beispiel-ag.de, erhalten andere FTAPI-Server auch die Information, dass diese Domain zur Instanz filetransfer.beispiel-ag.de gehört.

Authentisierung und Schutz vor Missbrauch

Welche Datenflüsse entstehen durch die zertifikatsbasierte Verbindung, bevor eine Domain verifiziert ist?

Damit ein Server Teil des Netzwerks wird, läuft folgender Ablauf:

Der FTAPI-Server erstellt einen Certificate Signing Request (CSR) und sendet ihn an die zentrale Registry.
Die Registry prüft anhand der URL des Servers, dass exakt dieser Server den CSR gestellt hat und erreichbar ist.
Auf FTAPI-Seite wird zusätzlich geprüft, ob die Anfrage tatsächlich von einem FTAPI-Kundenserver stammt.
Erst danach wird ein Zertifikat ausgestellt und der Server in die zentrale Registry aufgenommen.

Wie schützt das FTAPI Trust Network vor Impersonation?

Der Schutz greift auf zwei Ebenen:

Ebene	Schutzmechanismus
Instanz	Durch die Prüfung im Aufnahmeprozess kann sich kein fremder Server als FTAPI-Instanz ausgeben. Die Registry stellt ein Zertifikat erst aus, wenn der Server unter seiner URL erreichbar ist und als FTAPI-Kundenserver bestätigt wurde.
Domain	Durch die Verifizierung per DNS-TXT-Eintrag kann niemand eine Domain beanspruchen, über deren DNS-Verwaltung er nicht verfügt.

Werden Zustellungen über das Trust Network auf Viren geprüft?

Die Prüfung hängt davon ab, ob die beteiligten Organisationen einen Virenscanner aktiviert haben:

beim Versand, wenn die sendende Organisation einen Virenscanner aktiviert hat,
beim Empfang, wenn die empfangende Organisation einen Virenscanner aktiviert hat.

Hat eine Organisation keinen Virenscanner im Einsatz, findet an dieser Stelle keine Prüfung statt.

Steuerungsmöglichkeiten

Können wir einzelne Organisationen gezielt freigeben oder sperren?

Eine Freigabe- oder Sperrliste auf Organisationsebene gibt es nicht. Daran ändert das Trust Network nichts: Jede FTAPI-Organisation konnte Ihren Mitarbeitenden auch bisher Zustellungen senden, damals über ein Gastkonto. Das Trust Network ändert den Weg der Zustellung, nicht die Frage, wer senden darf. Verbindungen entstehen automatisch, sobald zum ersten Mal Daten ausgetauscht werden.

Die Steuerung auf Ihrer Instanz bleibt unverändert: Benutzerverwaltung, Gruppen, Lizenzen, Berechtigungen und die Sicherheitsstufen Ihrer eigenen Zustellungen gelten wie bisher.

Können wir einzelne Trust-Network-Verbindungen zentral deaktivieren?

Punkt-zu-Punkt-Verbindungen im früheren Sinn gibt es nicht mehr, entsprechend gibt es auch keine einzelne Verbindung, die sich abschalten ließe: Alle Organisationen im FTAPI Trust Network können Zustellungen an alle anderen teilnehmenden Organisationen senden. Eine Möglichkeit, den Empfang von einer bestimmten Organisation zu unterbinden, gab es auch bisher nicht.

Neu ist die Transparenz darüber: Im Admin-Panel unter „Trust Network" sehen Sie die Organisationen, mit denen bereits ein Austausch stattgefunden hat, jeweils mit Partner-Domain sowie dem Datum des ersten und des letzten Austauschs. Wie Sie diese Übersicht aufrufen, beschreibt der Artikel Aktive FTAPI Trust Network-Verbindungen im Admin-Panel einsehen.

Nachvollziehbarkeit und Reporting

Bleibt unser Reporting erhalten, wenn kein Gastkonto mehr angelegt wird?

Ja. Für Zustellungen über das Trust Network gibt es kein zusätzliches, eigenes Protokoll. Sie werden in denselben Reports erfasst wie alle anderen Zustellungen auch:

Zustellungs-Report
Zustellungen Monatlich
Zustellungen Download Report, sofern aktiviert

Darin sind Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Dateinamen und Downloads nachvollziehbar. Was die Reports jeweils enthalten, beschreibt der Artikel Admin-Reports.

Beispiel: Erika Mustermann von der Beispiel AG sendet eine Zustellung an Max Mustermann bei der Muster GmbH, deren Domain verifiziert ist. Die Zustellung landet direkt in seinem Konto auf secure.muster-gmbh.de. Die Beispiel AG kann trotzdem im Reporting nachvollziehen, wann Max Mustermann die Dateien heruntergeladen hat.

Gibt es einen Export der Trust-Network-Events, zum Beispiel für ein SIEM?

Was Sie heute auswerten, können Sie auch mit dem Trust Network auswerten, auf demselben Weg. Weil Zustellungen über das Trust Network in denselben Reports landen, gibt es keinen gesonderten Export für Trust-Network-Events und auch keine neue Schnittstelle, die Sie anbinden müssten. Eine bestehende Auswertung bleibt unverändert gültig.

Was sieht der Administrator der Partnerorganisation?

Administratoren der Partnerorganisation sehen folgende Informationen:

Bereich	Sichtbare Informationen
Trust Network	den Namen der Partner-Domain, das Datum des ersten Austauschs und das Datum des letzten Austauschs
Reporting	zu einer Zustellung dieselben Informationen, die auch der anderen Seite vorliegen: Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Dateinamen, Downloads und weitere

Diese Sichtbarkeit ist bewusst so gebaut: Für Partnerunternehmen ist es wichtig, nachvollziehen zu können, welche Daten in ihr Unternehmen kommen. Das gilt in beide Richtungen. Sobald Sie Ihre eigene Domain verifiziert haben, können Sie ebenfalls nachvollziehen, wenn Ihre Mitarbeitenden Daten zugesendet bekommen und diese herunterladen.

Beispiel: Nach einer Zustellung von der Beispiel AG an die Muster GmbH sieht der Administrator der Muster GmbH im Bereich „Trust Network" den Eintrag filetransfer.beispiel-ag.de mit dem Datum des ersten und des letzten Austauschs. Im Bereich „Reporting" sieht er zu dieser Zustellung Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Dateinamen und Downloads.

Datenhaltung

Was passiert, wenn die absendende Person eine Zustellung löscht?

Löscht die absendende Person eine über das Trust Network versandte Zustellung, werden Nachrichtentext und Anhänge auch bei der Empfängerorganisation gelöscht. Die Datenhoheit über die Zustellung bleibt damit bei der absendenden Person, genauso wie bei Zustellungen innerhalb einer Instanz.