📋 Outlook Add-In (neu): Zentrale Konfiguration via PowerShell

Diese Anleitung beschreibt die automatisierte Einrichtung des Outlook Add-Ins für Administratoren mithilfe eines PowerShell-Skripts zur zentralen Konfiguration von Server-Einstellungen für Benutzer und Gruppen.

Schritt 1 – Download und Entpacken der Dateien

Laden Sie im ersten Schritt das erforderliche Setup-Paket über den folgenden Link herunter:

Hier klicken: Setup-Skript für das Outlook Add-In herunterladen

Speichern Sie die heruntergeladene ZIP-Datei auf Ihrem Computer, zum Beispiel in Ihrem Ordner Downloads. Entpacken Sie die ZIP-Datei anschließend vollständig (Rechtsklick auf die Datei und "Alle extrahieren" wählen).

Öffnen Sie nun den gerade entpackten Ordner. Darin sehen Sie einen Ordner namens setup. Öffnen Sie diesen setup-Ordner.

Unter einem Pfad wie beispielsweise C:\Users\IhrBenutzername\Downloads\setup\setup müssen nun genau diese drei Dateien liegen:

1. config.json (die Konfigurationsdatei, die Sie anpassen müssen)

2. README.md (eine englische Textanleitung)

3. setup.ps1 (das eigentliche Skript, das später ausgeführt wird)

Schritt 2 – Voraussetzungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr System über Windows mit PowerShell 5.1 oder PowerShell 7+ verfügt. Ein Internetzugang ist zwingend erforderlich, um das benötigte Modul Microsoft.Graph automatisch zu installieren.

Sie benötigen zudem ein Microsoft 365 Administratorkonto mit den Rollen Globaler Administrator oder Benutzer-Administrator. Falls Sie das Outlook Add-In an ganze Gruppen verteilen möchten, ist zusätzlich die Rolle Gruppen-Administrator erforderlich.

Schritt 3 – Konfigurationsdatei anpassen

Öffnen Sie die Datei config.json aus Ihrem setup-Ordner mit einem einfachen Texteditor (zum Beispiel dem vorinstallierten Windows Editor/Notepad) und passen Sie die Werte an Ihre Umgebung an.

Zuweisung der Server-URL

Geben Sie unter ftapiUrl die URL Ihres FTAPI-Servers an, beispielsweise https://ihr-server.ftapi.com.

"ExtensionSettings": {    "ftapiUrl": "https://ihr-server.ftapi.com"}

Benutzer und Gruppen definieren

Sie können das Add-In entweder für einzelne Benutzer, für ganze Gruppen oder für beides gleichzeitig konfigurieren:

Tragen Sie in der UserList die Object IDs einzelner Benutzer ein – oder lassen Sie das Feld weg, wenn Sie ausschließlich Gruppen verwenden.
Tragen Sie in der GroupList die Object IDs von Microsoft 365 Gruppen ein, deren Mitglieder konfiguriert werden sollen – oder lassen Sie das Feld weg, wenn Sie ausschließlich Einzelbenutzer verwenden.

Wichtig: Verwenden Sie ausschließlich die Object ID (eine lange Zahlen- und Buchstabenkombination), nicht den Anzeigenamen oder die E-Mail-Adresse. Diese IDs finden Sie im Microsoft Entra Admin Center unter Identity → Users bzw. Identity → Groups.

Schritt 4 – Ausführung des Setups in der PowerShell

Öffnen Sie eine PowerShell-Konsole exakt in dem Verzeichnis, in dem Ihre entpackten Dateien liegen. Navigieren Sie in der PowerShell also in den Pfad, der die Datei setup.ps1 enthält (zum Beispiel C:\Users\IhrBenutzername\Downloads\setup\setup).

Führen Sie das Skript mit genau folgendem Befehl aus:

.\setup.ps1

Falls eine rote Fehlermeldung zur Ausführungsrichtlinie erscheint, führen Sie vorab diesen Befehl aus und bestätigen Sie mit Enter:

Set-ExecutionPolicy -Scope CurrentUser -ExecutionPolicy RemoteSigned

Bei der allerersten Ausführung wird das Modul Microsoft.Graph automatisch installiert, was einige Minuten dauern kann. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zur PSGallery (PowerShell Gallery) unbedingt mit der Taste Y.

Schritt 5 – Überprüfung der Ergebnisse

Prüfen Sie am Ende die Textausgabe in der PowerShell. Bei einer erfolgreichen Einrichtung sehen Sie Meldungen wie Successfully created extension oder Successfully updated existing extension neben den IDs der Nutzer.

Zur weiteren Verifikation können Sie die Konfiguration direkt über den Microsoft Graph Explorer prüfen:

Öffnen Sie https://developer.microsoft.com/en-us/graph/graph-explorer und melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an.
Führen Sie folgende Abfrage aus (ersetzen Sie <userId> durch die Object ID des Benutzers):

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/users/<userId>/extensions/com.ftapi.settings

Die Antwort sollte den Eintrag "ftapiUrl" mit Ihrer konfigurierten Server-URL enthalten.

Skript erneut ausführen

Das Skript kann jederzeit erneut ausgeführt werden – zum Beispiel um neue Benutzer oder Gruppen hinzuzufügen oder die ftapiUrl nach einer Server-Migration zu aktualisieren. Bereits vorhandene Konfigurationen werden dabei aktualisiert, es entstehen keine Duplikate.

Fehlerbehebung

Die Modul-Installation schlägt fehl

Prüfen Sie Ihre Internetverbindung. Sie können die PSGallery manuell als vertrauenswürdig markieren, indem Sie diesen Befehl ausführen:

Set-PSRepository -Name PSGallery -InstallationPolicy Trusted

Authentifizierung schlägt fehl oder Zugriff wird verweigert

Stellen Sie sicher, dass das verwendete Konto die erforderlichen Rollen besitzt. Prüfen Sie außerdem, ob Conditional Access Policies die Anmeldung von Ihrem Gerät oder Standort einschränken, oder ob Ihr Tenant die App-Zustimmung bzw. den Zugriff auf die Graph API beschränkt.

Gruppenmitglieder werden nicht gefunden

Überprüfen Sie, ob die Group Object ID in der Datei config.json korrekt hinterlegt ist und Sie beim Kopieren keine versehentlichen Leerzeichen eingefügt haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Admin-Konto die Berechtigung Group.Read.All besitzt und die Gruppe nicht gelöscht wurde.

„Failed to process user"

Prüfen Sie, ob die User Object ID in der config.json korrekt ist. Die genaue Fehlermeldung in der PowerShell-Ausgabe gibt weiteren Aufschluss über die Ursache.

Das Add-In übernimmt die Server-URL nicht

Vergewissern Sie sich zunächst, dass die Extension erfolgreich geschrieben wurde (siehe Schritt 5). Bitten Sie den betroffenen Benutzer, Outlook neu zu starten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die unter ftapiUrl eingetragene URL aus dem Netzwerk des Benutzers erreichbar ist.