📋 SecuMails: Zustellung der Sicherheitsstufe 1 mit einem Passwort schützen und abholen

Voraussetzungen

• Ihre Administration hat den Passwortschutz für Sicherheitsstufe 1 für Ihre Benutzergruppe aktiviert. Ist das nicht der Fall, erscheint beim Senden kein Passwortbereich. Wie das eingestellt wird, steht im Artikel FTAPI SecuMails: Sicherheitsstufe 1 mit Passwortschutz.
• Sie versenden über die FTAPI Weboberfläche. Im FTAPI Add-in für das neue Outlook können Sie ein Passwort ebenfalls setzen. Im klassischen Outlook Add-in und im FTAPI Process Client gelten Einschränkungen, siehe Abschnitt „Wo die Funktion verfügbar ist“.
• Sie versenden mit Sicherheitsstufe 1. Für die Stufen 2 bis 4 gibt es kein Zustellungspasswort, dort meldet sich der Empfänger mit seinem FTAPI Konto an.

Zustellung mit Passwort senden

Der Passwortbereich erscheint erst, wenn Sie die Sicherheitsstufe 1 gewählt haben.

1. Erstellen Sie eine neue Zustellung und wählen Sie die Sicherheitsstufe 1.
2. Öffnen Sie den Passwortbereich der Zustellung.
3. Geben Sie ein Passwort ein oder lassen Sie eines generieren. Ein generiertes Passwort erfüllt die Passwort-Richtlinie, die Ihre Administration hinterlegt hat.
4. Kopieren Sie das Passwort, solange es angezeigt wird. Sie brauchen es, um es dem Empfänger mitzuteilen.
5. Senden Sie die Zustellung. Das Passwort wird erst mit dem Absenden übernommen.

Was Ihre Benutzergruppe vorgibt

Ihre Administration legt je Benutzergruppe fest, wie mit dem Passwortschutz umzugehen ist. Sie merken das beim Senden an folgendem Verhalten:

Bei der Vorgabe „empfohlen“ erscheint vor dem Senden ein Hinweis.

Passwort an den Empfänger übermitteln

FTAPI versendet das Passwort nicht. Sie geben es dem Empfänger über einen anderen Weg weiter, zum Beispiel telefonisch. Damit ist sichergestellt, dass Zustellung und Passwort nicht denselben Kanal nutzen.

Passwort zurücksetzen

Hat der Empfänger das Passwort verloren oder haben Sie es selbst nicht mehr, setzen Sie es aus dem Postausgang neu. Die Zustellung muss dafür nicht erneut versendet werden.

1. Öffnen Sie den Postausgang und suchen Sie die passwortgeschützte Zustellung.
2. Wählen Sie die Aktion zum Zurücksetzen des Passworts. Sie steht nur bei passwortgeschützten Zustellungen und nur Ihnen als Absender zur Verfügung.
3. Geben Sie ein neues Passwort ein oder lassen Sie eines generieren, und kopieren Sie es.
4. Speichern Sie. Das alte Passwort funktioniert ab diesem Moment nicht mehr.
5. Teilen Sie dem Empfänger das neue Passwort mit. Er wird über das Zurücksetzen nicht automatisch benachrichtigt.

Zustellung mit Passwort abholen

Empfänger sehen die Zustellung wie gewohnt. Erst beim Herunterladen wird das Passwort abgefragt.

1. Öffnen Sie die Zustellung über den Link aus der Benachrichtigung oder über Ihren Posteingang in FTAPI.
2. Klicken Sie auf „Herunterladen“.
3. Geben Sie das Passwort ein, das Sie vom Absender erhalten haben, und bestätigen Sie.
4. Der Download startet. Weitere Dateien derselben Zustellung laden Sie anschließend herunter, ohne das Passwort erneut einzugeben.

Sonderfälle

• Falsches Passwort. Die Eingabe kann mehrfach wiederholt werden. Nach 50 Fehlversuchen wird der Zugriff auf die Zustellung gesperrt. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Absender.
• Sie selbst als Absender. Für den Download Ihrer eigenen Zustellung aus dem Postausgang brauchen Sie kein Passwort.
• Weitergeleitete Links. Wer den Link kennt, aber nicht das Passwort, kommt an die Dateien nicht heran. Genau das ist der Zweck der Funktion.
• Sicherheitsstufe wechseln. Wechseln Sie beim Erstellen der Zustellung von Stufe 1 auf eine höhere Stufe, entfällt das Zustellungspasswort. Der Empfänger meldet sich dann mit seinem FTAPI Konto an.

Wo die Funktion verfügbar ist

Was automatisch passiert

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